Pro.Act.A®, Process and Activity Analysis, è uno strumento di Business Process Reengineering che supporta l'analisi organizzativa al fine di rilevare, analizzare e valutare i processi aziendali.

Il metodo si basa sulla rilettura dell'azienda in ottica di processi aziendali che coinvolgono diverse aree funzionali, individuando le componenti tipiche della definizione del processo - input, fasi, interdipendenze, metodi di gestione, risorse ed output – con lo scopo di:

• Rilevare i processi aziendali nelle loro componenti e interrelazioni
  
• Ottenere indici prestazionali per processo
  
• Classificare i dati storicizzati per effettuare confronti.

L'impiego di questa metodologia offre l'opportunità di disaggregare le attività strategicamente rilevanti di un'impresa con scopo di comprenderne:

• Costi
• Tempo impiegato
• Risorse utilizzate
• Numero di macroprocessi.

Basandosi sull'autorilevazione, consente l'ottenimento di dati il più possibile oggettivi e condivisi. Inoltre, permette una mappatura dell'intera organizzazione basata su dati quantitativi (oltre che qualitativi), fornendo una base dati normalizzata di riferimento per effettuare la rilevazione di:

• Processi
  
• Attività
  
• Strumenti
  
• Input/Output
  
• Logiche di Controllo e Responsabilità.

L'applicazione della metodologia ha il pregio di poter essere personalizzata e rimodellata secondo le diverse realtà ed esigenze aziendali: sfruttando le informazioni raccolte, a seguito di una sessione di interviste ad un campione rappresentativo delle funzioni aziendali, si è in grado di tracciare ad hoc i processi tipici di ogni realtà utilizzando il linguaggio della particolare azienda. Saranno poi tutte le risorse umane coinvolte a dichiarare, tramite autorilevazione via web, ciò che effettivamente svolgono all'interno di quei processi, senza condizionamenti, esprimendo valutazioni e offrendo l'opportunità di segnalare criticità o suggerimenti relativi alla loro attività in azienda. La peculiarità di questo strumento, in aggiunta quanto già affermato, è il risparmio in termini di costi e di tempo nella raccolta dati a dispetto di un approccio votato, invece, all'incontro frontale con tutto il personale.

Consente di eseguire simulazioni su diversi scenari (variazioni nell'attribuzione delle attività, delle responsabilità, inserimento di nuovi strumenti, spostamento delle risorse, aggregazione di funzioni aziendali), verificando l'impatto sui carichi di lavoro e quindi sui costi aziendali. Può essere utilizzato per verifiche periodiche dell'efficienza e dell'efficacia dell'organizzazione.

L'analisi Pro.Act.A® permette di evidenziare:

• Attività a non valore aggiunto
  
• Attività non efficienti
  
• Aree funzionali da ristrutturare
  
• Processi da ridisegnare
  
• Strumenti da migliorare
  
• Competenze mancanti
  
• Esigenze formative.

Grazie alle valutazioni sia quantitative (miglioramenti possibili, risparmi ottenibili) che qualitative (grado di soddisfazione dell'utente, adeguatezza degli strumenti utilizzati) dei processi aziendali, risultanti dall'analisi Pro.Act.A®, si costituisce la base di partenza per l'impostazione della nuova organizzazione aziendale.

In questo modo, Pro.Act.A® diventa uno strumento e un supporto flessibile ed efficace nella progettazione del: nuovo Disegno organizzativo; Livello di copertura dei Sistemi Informativi; Business Process Reengineering; Activity Based Costing e Performance Measurement; Analisi gap formativo.