Lean Office

Gli sprechi negli uffici oscurano la competitività aziendale

Il Lean Office è l’applicazione dei principi tipici del Lean Thinking ai processi indiretti detti anche “transazionali”, ovvero:

ai processi “di ufficio” delle aziende manifatturiere (Amministrazione, Vendite, Acquisti, ….)
ai processi tipici delle aziende di servizi (Banche, Assicurazioni, Ospedali, Pubblica Amministrazione, Agenzie,….)

L’applicazione del Lean Office permette di rendere i processi più efficienti, abbassando quindi il costo del processo; più flessibili e reattivi, eliminando la tipica burocratizzazione dei processi di ufficio; rapidi e affidabili, riducendo il tempo di risposta delle richieste del cliente e restituendo output puntuali e corretti, di elevata qualità in termini di informazioni gestite.

Un progetto di Lean Office è tipicamente organizzato in questo modo:

L’obiettivo è quello di analizzare e misurare i processi AS IS, successivamente individuare le criticità e le inefficienze (traducendole in potenzialità di recupero e miglioramento) e infine ottimizzare i processi aziendali introducendo negli uffici concetti quali:

Visione per processi:

e focus su cliente-fornitore interno.

Lotta agli sprechi:

eliminazione delle attività a non valore e non necessarie (come le ricerche di informazioni e documenti, le attività duplicate, le correzioni di errori, …) e riduzione delle attività a non valore ma necessarie (come i controlli, i solleciti, …).

Logica a flusso

attivazione di modalità operative secondo le quali, una volta presa in mano una “pratica” (sia essa una richiesta di preventivo, un progetto, un ordine…), non si deve “più fermare” finché non è terminata. Questo significa:

ottimizzare il numero di risorse che intervengono,
rivedere il lay out delle postazioni di lavoro in base al flusso,
ridurre il numero di interruzioni, intoppi e colli di bottiglia,
bilanciare i carichi di lavoro,
progettare e definire in modo chiaro e condiviso chi deve fare che cosa.

Canalizzazione dei flussi:

progettazione di flussi diversi, scorrevoli e rapidi, distinti non solo per diversi tipi di output (pratica, documento, risultato), ma per complessità e modalità di lavorazione.

Adottare questi principi nel ripensare le proprie attività e nel ridisegnare il proprio modus operandi significa migliorare in termini sia di efficienza, ricavando il massimo risultato dalle risorse disponibili , che di efficacia, aumentando il servizio offerto ai propri clienti (interni e esterni) e la motivazione delle persone.

Per conseguire questi obiettivi è necessario:

Attivare percorsi di sensibilizzazione verso le persone da coinvolgere, per creare la giusta motivazione e una base concettuale comune.

Mappare e misurare i processi aziendali avvalendosi dell’utilizzo di 3 diverse metodologie, diverse in termini di impegno, numero di risorse coinvolte e tempi di sviluppo dei risultati: il Pro.Act.A., la Swim Lane e la Processes Maturity Matrix.

Individuare le opportunità di miglioramento e declinarle in un master plan.

Attivare i Cantieri Kaizen con cui conseguirle.

L’approccio progettuale può partire da uno specifico processo, qualora già si conoscano in anticipo le criticità, o, in alternativa, da un’analisi preliminare più ampia che permetta di dare una priorità di intervento e una stima dei possibili recuperi.

La metodologia e lo strumento a supporto dell’analisi dei processi transazionali:

Pro.Act.A.® (Processes & Activities Analysis), La risposta a come misurare i processi in ufficio

Scopri Pro.Act.A