Digital visual management tools

Come colmare i gap che percepiamo nel lavorare in remoto, soprattutto quando si lavora in team?

Come rappresentare efficacemente le idee, raccogliere spunti, valutare ipotesi, delineare soluzioni, gestire avanzamenti?

Sono queste le domande che frequentemente ci poniamo oggi quando non possiamo interagire in presenza.

La buona notizia è che ad arricchire l’offerta di soluzioni di video conference esistono interessanti strumenti di Digital Visual Management che rendono lo smart working ancora più efficace e produttivo.

Diciamo subito che la scelta di un tool di Digital Visual Management piuttosto che di un altro è strettamente connessa al bisogno che sta vivendo in quel momento l’azienda o il team di lavoro, e non può prescindere da esso.

Tra le diverse opzioni presenti sul mercato, troviamo tool nati per coprire esigenze ben specifiche e altri invece con un perimetro più ampio di azione. Lo stesso tool, inoltre, può essere molto performante per un determinato scopo ma del tutto insufficiente per un altro. È fondamentale quindi partire chiedendosi: di che cosa ha effettivamente bisogno il mio team? Solo dopo aver risposto a tale domanda, è possibile individuare in maniera efficace il prodotto più adatto.

In modo più completo possiamo classificare gli strumenti visual in:

Whiteboard&Service Design: Per svolgere attività di brainstorming, creare mockup, disegnare rapidamente diagrammi e mappe mentali da condividere con il team. Particolarmente adatti a supportare videocall.

oObeya per Product Development: Per gestire Team di sviluppo prodotto, focalizzandosi sul Quantity (pianificazione a lungo, medio e breve termine) e sul Quality (Product Functionalities, Performances and Product cost)

Scrum – Kanban per Business Process: Per gestire processi transazionali che rientrano in ambito Lean Office e in particolare la gestione ordini che richiedono un coinvolgimento dell’ufficio tecnico.

Agile @ Scale: Per gestire progetti innovativi che richiedono sviluppi Digital (Sw, App, ..) che richiedono rapide iterazioni e rilasci incrementali del prodotto/servizio

Production KPIs & Continuous Improvement: Per monitorare gli indicatori QCDP (quality, cost, delivery and people) e gestire Team di Continuous Improvement (PDCA).

E’ quindi importante effettuare la scelta più corretta in base alle proprie esigenze specifiche, considerando opportuni criteri di riferimento quali funzionalità (Quanto il tool mi è utile? Quanto viene incontro alle mie esigenze specifiche?), usabilità (quanto facilmente riesco ad usare il tool? Quanto intuitivo è?) e, naturalmente, pricing (quanto costa il tool rispetto al numero di board, di persone e di funzionalità di cui ho bisogno).

Vediamo di seguito cosa ci offrono alcuni software di Digital Visual Management rispetto a scopi di utilizzo specifici. In particolare, vedremo esempi di strumenti di whiteboarding, strumenti per supportare la gestione di progetti di sviluppo prodotto (oObeya) e strumenti per la gestione degli ordini all’interno dell’Ufficio Tecnico (Scrum – Kanban for Business Process).

Alcuni strumenti offrono possibilità particolarmente interessanti per quanto riguarda il Whiteboarding. Si possono creare, ad esempio, sessioni di voting con durata predefinita tenendone traccia, ed è possibile gestire attività di brainstorming. In particolare si può consentire di creare background predefiniti dinamici, costituiti da forme editabili in termini di dimensione, colore ecc., oltre ad offrire la possibilità di:

• caricare immagini che vanno a costituire il background statico,
• utilizzare un ampio set di icone e immagini,
• creare nuove card direttamente da excel importandone ed esportandone rapidamente i contenuti, creare inoltre collegamenti con altre app.

Nella gestione dei progetti di sviluppo prodotto, le board da utilizzare sono di diversa tipologia, alcune riconducibili a funzionalità di whiteboarding, altre invece a planning di lungo-medio termine, altre alla gestione di task rapidi.

Ad oggi solo pochi strumenti riescono a rispondere in maniera estremamente soddisfacente a tutte queste esigenze; è possibile utilizzare layout predefiniti o caricare qualsiasi layout personalizzato, i cartellini presenti permettono già a standard di gestire le informazioni sulle diverse board secondo la procedura, ed è altresì possibile utilizzare o creare ex novo qualsiasi simbolo/stickers. Project content maturity e functional analysis boards sono semplici da utilizzare ed è possibile garantire lo standard attraverso la customizzazione degli strumenti. Ne vediamo un esempio di seguito.

Nel long term planning e nelle Scrum boards c’è la possibilità di utilizzare la funzionalità «synchronized card» per gestire la stessa card su più board e la funzionalità «collection cards» per gestire cartellini padre e figlio.

Tools di Digital Visual Management possono essere impiegati efficacemente anche per la gestione di processi transazionali quali la gestione degli ordini cliente. A questo scopo risultano particolarmente adatti i tool verticali.

Vediamo alcune delle principali ragioni per usare uno strumento Visual all’interno dell’Ufficio Tecnico per la gestione degli ordini:

• Perché non sempre è chiaro all’interno dell’UT chi deve gestire gli ordini e spesso il cliente rimane in attesa,
• Per darsi delle priorità e canalizzare i flussi,
• Per gestire in maniera strutturata le code di lavoro,
• Per anticipare le criticità.

I software verticali offrono in questo ambito diverse soluzioni degne di nota, ad esempio card standard che contengono tutte le informazioni necessarie, oltre alla possibilità di realizzare import/export automatico supportando qualsiasi tipo di allegato e device. Di seguito un esempio di Gestione ordini.

Considi ha acquisito negli ultimi anni una vasta esperienza sugli strumenti fin qui descritti e la conoscenza così sviluppata ci ha aiutato a standardizzare le metodologie che sono alle base del visual management, creando il fit migliore possibile con i tools a disposizione, per poi poter così identificare caso per caso la scelta ottimale. Questo ci consente pertanto di offrire ai nostri clienti il necessario supporto sia nella scelta che nelle successive fasi di implementazione.