Il covid-19 ha costretto le aziende a compiere un cambiamento rapido e inaspettato. Tra le realtà rimaste operative nella prima fase dell'emergenza, le cosiddette "organizzazioni agili" si sono dimostrate più adatte nella gestione dell'emergenza rispetto a quelle "tradizionali".
Ogni azienda di successo segue un ciclo di vita che inizia come un network di persone non vincolate da ruoli e relazioni statiche. Col tempo l'azienda si espande e cresce, e questo porta alla naturale formazione dei cosiddetti silos. Per beneficiare delle economie di scala, l'organizzazione è spinta ad aumentare la propria struttura gerarchica. Questa crescita si interrompe quando emergono nuove esigenze dai clienti, o quando vengono introdotte nuove tecnologie dai concorrenti, o quando si verifica un evento imprevedibile come nel caso del Covid-19. Quindi, se l'organizzazione non è sufficientemente agile e reattiva, viene sopraffatta dal cambiamento.
Le organizzazioni agili sono quelle organizzazioni che riescono ad adattarsi ad eventi imprevisti e incerti, grazie ad una caratteristica peculiare, la resilienza, intesa come capacità di anticipare i cambiamenti o di reagirvi facendo leva sui propri valori fondamentali.
Efficienza, flessibilità e velocità sono tre elementi chiave per consentire alle aziende di realizzare e sostenere questo cambiamento.
Inoltre, le organizzazioni agili risultano più preparate ad affrontare le sfide della trasformazione digitale, un trend in forte crescita nel cosiddetto “new normal” che sarà un nuovo standard di valore aggiunto per il cliente a cui tutte le società dovranno adeguarsi.
Il sistema organizzativo che consente alle imprese, specialmente quelle più strutturate, di essere agili, flessibili e reattive al cambiamento è il cosiddetto "sistema operativo duale", costituito da due parti coesistenti: una parte gerarchica che gestisce i processi più strutturati e ordinari all'interno
dell'azienda, e una parte di network che gestisce tutte quelle iniziative che richiedono agilità e rapidità di risposta, come i progetti di sviluppo e innovazione.
Per rendere questo modello organizzativo sostenibile, servono processi ben organizzati, che non creino conflitti, duplicazione di sforzi o spreco di tempo e denaro.
I due principali approcci, in grado di supportare le organizzazioni in questo senso, sono quello Lean e quello Agile.
In particolare, il Lean Office consente di eliminare gli sprechi e aumentare le attività a valore aggiunto all'interno dei cosiddetti processi transazionali, concentrandosi soprattutto su quelli più strutturati e ordinari gestiti dalla parte gerarchica. Mentre il binomio Lean-Agile, grazie anche al tempo e alle risorse liberati dal precedente, permette di gestire le attività di innovazione gestite dalla parte di network.
Una delle maggiori difficoltà che solitamente si incontrano nell'applicazione degli strumenti Lean in ambiente d'ufficio è la scarsa disponibilità di dati per supportare le decisioni di intervento, definire le priorità e monitorarne i progressi. La metodologia Pro.Act.A.® fa di queste caratteristiche i suoi punti di forza. Grazie a questa metodologia è infatti possibile mappare i processi che attraversano l'azienda, analizzare le criticità e le inefficienze per evidenziare i muda (sprechi) ed infine individuare le opportunità di miglioramento e formalizzarle in un master plan di azioni volte all'incremento di efficienza ed efficacia.
L'eliminazione dei muda all'interno delle operazioni quotidiane rende il carico di lavoro delle risorse più sostenibile, riduce il livello di stress e migliora il livello di engagement e di motivazione, consentendo loro di collaborare anche nella parte di network.
Tuttavia, anche questa parte del sistema organizzativo deve essere gestita attraverso una metodologia che garantisca alti livelli di performance in termini di qualità, produttività e time-to-market, oltre che di engagement delle risorse
Questo modello operativo è rappresentato dallo Scaled Agile Framework (SAFe®), che combina procedure Lean e Agile e consente alle grandi organizzazioni di raggiungere l'agilità facendo leva sulla stabilità della parte gerarchica e riorganizzando la parte di network attorno al concetto di flusso di valore. Per poter creare valore in modo rapido e sostenibile, è necessario stabilire un flusso di lavoro continuo in cui il valore viene generato in modo incrementale grazie a piccoli aggiustamenti derivanti dal feedback degli utilizzatori finali.
L'ottimizzazione dei processi interni in ottica Lean è quindi essenziale per favorire l’agilità aziendale, e di conseguenza sia l'innovazione che la trasformazione digitale. Il Lean può essere considerato un fattore abilitante per questi aspetti, consentendo di creare le condizioni operative ideali per il loro innesto nell’organizzazione.
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