Gestione delle riunioni e anidride carbonica

A quante riunioni partecipiamo ogni giorno?

La risposta che può venire di getto è: “Troppe”! Su questo argomento si è scritto molto e non vogliamo scendere nei tecnicismi di come si gestisce una buona riunione (anche se probabilmente ancora molte aziende non li conoscono…).

Una novità che vale la pena condividere è però che negli ultimi anni sono stati svolti studi scientifici che hanno analizzato il comportamento del nostro sistema cognitivo quando ci si trova a lavorare in un ambiente saturo di anidride carbonica. Ci riferiamo alla classica riunione fiume con molti partecipanti che affollano stanze spesso strette e non correttamente ventilate…). I dati hanno evidenziato che i livelli di anidride carbonica nell’ambiente di lavoro possono condizionare le nostre performance, a tal punto che ci siamo chiesti se le decisioni prese in questi contesti siano efficaci, efficienti e affidabili. 

Anidride carbonica, ambiente di lavoro e performance: cosa evidenzia la Scienza

L'anidride carbonica (CO2) viene prodotta dal nostro corpo durante la respirazione e può arrivare velocemente a saturare i luoghi di lavoro con livelli elevati (ad esempio oltre 1.200 parti per milione). Si calcola che ogni persona trascorra tra l'80% e il 90% della propria giornata all'interno di edifici, respirando circa 22.000 volte e producendo di conseguenza, specie se ci si trova in luoghi affollati, una grande quantità di anidride carbonica.

Studi pubblicati sul Journal of Cerebral Blood Flow and Metabolism, dimostrano che respirare elevati livelli di CO2 può ridurre l'attività neuronale, diminuire i flussi di comunicazione all’interno del cervello e dilatare i vasi sanguigni.

Altri studi condotti dal Lawrence Berkeley National Laboratory hanno fatto svolgere dei test per misurare il livello di produttività, le capacità decisionali (Problem Solving) e lo spirito d’iniziativa. Si è quindi scoperto che c’è una forte correlazione tra le performance di una persona e il livello di CO2 presente nell’aria; quanto più alto è il livello di CO2, tanto peggiori erano i risultati dei test.

Per onor della cronaca altri studi hanno dimostrato che l’influenza della CO2 sulle capacità di Problem Solving sono alquanto basse (anche se per questi test sono stati utilizzati equipaggi di sottomarini e astronauti, che hanno una resistenza allo stress mediamente più alta di un dipendente aziendale…).

Si potrebbe discutere molto su quale è il livello ottimale di CO2 per svolgere il proprio lavoro nel migliore dei modi (anche perché non c’è una normativa a riguardo).

Consigli per limitare il calo di performance da CO2 dal TPS e il Lean Thinking

Per ridurre questi problemi (saturazione di CO2 e calo delle performance), andando a lavorare sulle cause origine, ci vengono ancora una volta in aiuto il TPS e il Lean Thinking attraverso l’Asaichi, ovvero dedicare i primi 15 minuti di lavoro per svolgere una riunione, generalmente in piedi, dove partecipano tutte le persone di un reparto o di una funzione aziendale per discutere dei problemi emersi il giorno prima e condividere le soluzioni migliorative da mettere in atto.

Se svolto con metodo l’Asaichi è di enorme potenza perché crea cultura e approccio condiviso tra persone.

Ci sono delle regole che però devono essere rispettate per la buona riuscita dell’incontro:

• Ogni mattina l’attività deve essere costante e ripetuta, si può partire anche con un ritmo più basso, tipo due volte a settimana. La cosa importante è che una volta stabilito il ritmo venga rispettato sempre;

• Tutte le persone: all’incontro partecipano tutte le persone, dall’ultimo arrivato al manager. Tutti devono prendersi l’impegno di essere presenti (e questo vale più per i manager che per le persone operative). La partecipazione serve per dare importanza alla riunione ed evitare l’effetto “armiamoci e partite!”;
• 15 minuti: entro tale tempo devono essere svolte tutte le attività. Questo serve per allenare le persone ad essere efficienti nel presentare problemi e nel pensare modalità risolutive,
• La riunione deve essere svolta nel Genba (ovvero il luogo dove avvengono le attività). Questo vuol dire all’interno del magazzino, nel reparto produttivo, nel laboratorio o nell’ufficio di competenza. La riunione avendo una finalità pratica ed operativa deve avvenire immersa nel luogo che è oggetto dell’incontro per avere chiara la percezione di cosa si sta parlando. Nelle sale riunioni spesso questa percezione viene a mancare perché manca il contatto visivo delle cose.
• Il sistema visual per la presa delle decisioni: le decisioni che vengono prese devono essere rappresentate visivamente su un cartellone che funge da sintesi delle attività e degli avanzamenti, ogni attività lanciata deve avere un responsabile ed una data di scadenza.

L’Asaichi risulta quindi uno strumento organizzativo per la gestione, per la condivisione degli sprechi e la gestione delle attività di miglioramento.

Nell’attesa di strutturare al meglio l’Asaichi, per ridurre l’anidride carbonica ci possono venire in aiuto le piante, per avere una buona auto-filtrazione l’ideale sarebbe averne una ogni 10 mq. Secondo recenti studi della Nasa quelle più adatte sono: la Palma da Datteri Nana, la Felce di Boston, il Falangio, il Fico beniamino e il Potos.